リモート会議の改善・効率化方法

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こんにちは、信です。

リモート会議がうまくいかない・・

そんな方へ、リモート会議をよりよくするためのTipを紹介します。

リモート会議は、昨今のコロナ情勢で、今後社会人にとって必須になると考えられますので、是非効果的なものにしましょう!

リモート会議の改善・効率化方法

結論から言うと、リモート会議の改善・効率化方法は、「リモート会議しながら資料作成(画面共有)すること」です。

なんだ簡単なことかと思われるかもしれませんが、慣れていないと意外にうまくいかないです。

リモート会議では、「あれ・これ」による説明や、いろいろな資料を指をさして説明することなどできず、限られた画面と言葉で説明する必要があります。そして、少し対面より伝わりづらいことがあると思います。
リモート会議をして、その場では合意は得られたものの、あとでまとめてみると認識が違うこともより多く発生しそうです。

そこで、リモート会議中には、最終的に作成する資料のアウトラインを画面共有しながら簡単に作成するといいです!

その場で言われる意見を理解・整理して、その場で追記・可視化していくので、ただの議事録よりは難易度が高いです。

ただ、これができると、すぐに話し合いが可視化されるので、より深い議論ができますし、参加者の認識がずれることは少ないです!

具体的なまとめ方

画面共有しながら、話し合いを可視化するため、以下のような点を意識するとスムーズにいくと思います。それぞれの議論内容に応じて、メモの取り方が異なります。

    • これから会議参加者と一緒に資料を作っていく場合
      • ブレインストーミング(意見収集・要素書き出し)
      • グループ化
    • 作成した資料を説明し、レビューをしてもらう
      • 追記・コメント

ブレインストーミング

ブレインストーミングでは、以下の方法で素早くメモを取りましょう。

      • 箇条書きのメモ:ひたすら箇条書きで挙げられた要素を書く
      • ボックスオブジェクトのメモ:たくさんボックスオブジェクトを用意してその中に要素をひとつづつ書く

グループ化

グループ化では、ブレインストーミングで挙げられたたくさんの意見をグループにまとめます。それぞれのブレインストーミングの記載方法に対して、以下の方法が考えられます。やりやすい方法で実践しましょう。

      • 箇条書きのメモ
        1. 箇条書きの順番を変える
        2. 似ているものを前後の行に持ってくる、似ているものを色付ける
        3. 似ているものを別のボックスオブジェクト等にグループごと転記する などなど
      • ボックスオブジェクトのメモ
        1. オブジェクトの位置を動かして、同じグループを近づける
        2. 同じグループのものにまるで囲う などなど

追記・コメント

追記コメントをもらう際には、Wordであればコメント機能、Excel・PPTであれば吹き出しオブジェクト(💭こんな感じ)を対象箇所に張り付けてコメントを記載することが良いです。Excel・PPTのコメント機能はあまり見やすくないので、吹き出しオブジェクトをばんばん入れていったほうがわかりやすいです。

以上、リモートワークにおけるリモート会議の改善・効率化の具体的方法でした!

リモートワーク(リモート会議)は今後標準的なものになる

昨今のCOVID-19の情勢で私は数か月リモートワークが続いておりますが、社内外の打ち合わせは打ち合わせはすべてオンラインになった方は多いのではないでしょうか。

さらに、今すぐ対面形式に戻したいかというとそう思うことは全くなく、むしろ時間を有効に使えるので、リモート会議のみで仕事を進めていくことで問題ないと感じる方も多いと思います。

今からでも早めに練習すると良く、最初のうちはリモート会議に不慣れだからということで、多少のミスは許容されると思います。笑
今練習してできるようにしておけば、将来的には会議を中心に回して、活躍できますね!!

実践においては、使うアプリケーション(PPTやExcel)に慣れること、タイピングを早くすること等、様々なスキルが必要ですが、徐々に練習していけばマスターできます!

コロナによって大きく環境を変わっていますが、良い面に関してはうまく利用して、頑張っていきましょう^^

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