本記事では、皆様のこういった悩みに答えます。
- 社会人基礎力の傾聴力とは何？
- 傾聴力を発揮する具体的方法は？
- 議事メモ作成のコツは？
私はコンサルタントとして、クライアントの話を聞いて情報を整理しています。
そんな私が経験を踏まえて、以下の構成で作成しております。
社会人基礎力の傾聴力とは
以下の図は経産省で定義されている「チームで働く力」です。
チームで働く力は、「発信力」「傾聴力」「柔軟性」「状況把握力」「規律性」「ストレスコントロール力」からなっています。
本記事では傾聴力について解説します。
傾聴力を発揮する具体的方法
「社会人基礎力とは【身につけ方と具体例を紹介します】」にて、「発信力」について、相手の話をメモして、自分の言葉で言い換えて確認することを紹介しました。
さらに追加すると、メモの内容を記録として共有することも重要です。
なかなか会議の場で、すべての事項を自分の言葉で言い換えることはできませんが、議事録/議事メモであればすべての内容を確認できます。
メモを共有することで、相手の言った内容を正確に確認できますし、万が一間違っていた場合でも訂正してもらえます。
メモを取る際の注意点
メモを取る際の注意点は、事前に準備しておくことです。
議事メモ等、フォーマットがあれば準備し、考えられる議題をあらかじめ記載しておきます。
そして、当日はとにかく書くことです。少し考えていると追いつかないため、書き続けます。
慣れてくると、要点に絞って書いたり、すぐにその場で確認することをハイライトしながらメモできます。
また、立ち話などは別ですが、会議などでは録音を取っておくと安心です。
ただ、基本的には録音は使わない心構えで議事メモは取り、整理しましょう。
共有用メモの構成
まずは、とにかく書いたメモを整理して文章にします。
ただ時系列のまま共有すると、受け取り手にとってはポイントがわかりづらいです。
そこで、決定事項、To Doを目立つようにしましょう。
決定事項は対応方針などを指し、例えば、決められた目標値であったり、会議の開催頻度であったり、物事の決め方であったりがあります。To Doはその名の通りです。
最低限、決定事項とTo Doがわかれば、その打ち合わせの要点は抑えられますので、明確にしましょう。
そのあとに補足情報として時系列で発言を残しておけばいいです。
議事メモの例
以上、説明いたしました議事メモですが、会議において使えるテンプレートを紹介します。
議事録としても使えます。
| 会議名 | XX会議 |
| 日時 | YY年MM月DD日 HH:MM~HH:MM |
| 場所 | XX会議室 |
| 参加者 | XX、XX、XX、XX |
議題
| No | 議題 |
| 1 | AAについて |
| 2 | BBについて |
| 3 | CCについて |
決定事項（例）
| No | 決定事項 |
| 1 | 改善プロジェクトによって業務負荷をXX％軽減する。 |
| 2 | 会議は毎週月曜17:00~行う。 |
| 3 | 提案内容は会議までに各自整理し、会議の場で承認を得ること。 |
To Do（例）
| No | 決定事項 | 担当 | 期限 |
| 1 | XX資料を○○に送付する。 | A | MM/DD |
| 2 | YY資料に○○を追記する。 | B | MM/DD |
| 3 | ZZについて調査する。 | B | MM/DD |
■次回の打ち合わせ：
＜討議事項＞
AAについて
・xxxxxxxxxxxxxxxxxxx。（発言者）
→xxxxxxxxxxxxxxxxxxx。（発言者）
・xxxxxxxxxxxxxxxxxxx。（発言者）
→xxxxxxxxxxxxxxxxxxx。（発言者）【To Do１】
…
次の事項は、議事メモのポイントです。
- 議題は、メモを取る際の注意点でも記載したとおり、あらかじめ記載しておきましょう。
- 併せて、＜討議事項＞にもあらかじめ、議題を記載しておきましょう。
- To Doは期限、担当者を明確にして対応漏れがないようにしましょう。
- 次回の打ち合わせは、明確にしておくと、別途調整する手間が省けます。
- 討議事項は、議題ごとにまとめ、できれば誰が発言したのかあると、後日の確認に役立ちます。
- 討議事項は、決定事項やTo Doにつながる内容の後に、関連する番号を振っておくとわかりやすいです。
- 討議事項はすべての内容を記載する必要はありません。途中で脱線することは多々ありますし決定事項・To Doにつながるなどの要点に係る箇所を中心に記載することで問題ありません。
良く聴き、議事メモを取りましょう
以上、議事メモを取る際の注意点や、まとめる際のポイント、議事メモのフォーマットを紹介しました。
ぜひ活用して、メモを取ることを繰り返して、傾聴力を身につけましょう。
最近の話ですが、ふと過去の経緯がわからなくなった事項がありました。
チームメンバーで話し合ってもみな覚えておらず、経緯がわかりませんでした。
そこで、一年前の議事メモを確認したところ、決定事項として明記されており、無事経緯を把握したことがありました。
要点を正確にまとめた議事メモを残しておくことの重要性を再認識しました！
P.S. 補足ですが、本記事では、会議等を念頭にメモについて解説しております。議事録、議事メモ、メモについては、特に大きな違いはありません。
ただ、一般的には、議事録は正式な文書であり、重要な会議で作成され、責任者が承認します。
議事メモは、定例会議などの会議参加者で共有するバージョンの議事録です。
メモは個人的なメモをイメージしますが、本記事においては、議事メモと同様な意味合いで使用しています。
■■社会人基礎力の全体像はこちらで紹介しています■■
